مهام وواجبات سكرتارية مكتب السيد العميد

ان لمكاتب السكرتارية مهام وواجبات لا يمكن التهاون بها او التقصير في أدائها لحساسية ما نقوم به من مهام , كونها الواجهة ليس لمكتب السيد العميد فحسب بل للكلية بأكملها ويكون المكتب مستعد في أي لحظة لاستقبال الزيارات المختلفة من شخصيات ومسئولين واعلاميين بالإضافة الى المراجعات اليومية لموظفي الكلية وطلبتها .

فبالإضافة الى التنسيق والترتيب للمكتب يتوجب على السكرتارية مهام أخرى نلخص أهمها :-

1- تنظيم وتقديم البريد واستلامه .

2- تنظيم جداول ومواعيد الزيارات واللقاءات والمراجعات .

3- الاتصالات المختلفة واستدعاء الموظفين للمداولة مع السيد العميد.

4- الاشراف المباشر على الضيافة وتنسيق وترتيب المكتب.

5- تسجيل وتوثيق الزيارات والمواعيد وحفظ البيانات .

6- اعمال الطباعة المكتبية ومذكرات وتعاميم المكتب .

7- حفظ البريد الخاص بالمكتب وتوزيع البريد الى الشعب والوحدات عن طريق شعبة الموارد البشرية .

8- الاشراف المباشر على ضيافة مكتب السيد العميد وكل ما يتعلق بترتيب ونظافة المكتب .